Mark-Jan Koldijk: ‘Het belangrijkste is om als bedrijf een heldere koers uit te stippelen.’

Grote overstap

HoffmanDME, een totaalinstallateur uit Bergambacht, heeft zo’n 120 medewerkers in dienst. In 2012 maakte het bedrijf een grote digitaliseringsslag. ‘Veel bedrijven in onze sector gebruiken Syntess, maar wij kozen bewust voor Afas als ERP-software’, vertelt eigenaar Maurice Hoffman. ‘Dat begon bij een tip van onze accountant, die altijd van redelijk ver naar ons toe moest komen. Hij werkte met Afas en legde uit dat als wij dat ook zouden doen, hij van afstand onze boekhouding kon controleren en bijhouden. Dat scheelde in reistijd en -kosten. Afas zelf integreerde destijds net een nieuwe bouwmodule. Dat bij elkaar was voor ons reden om deze knoop door te hakken. Ook namen we direct een ICT’er in dienst om de mogelijkheden van deze software volledig naar onze hand te zetten.’
Hoewel dit alles een grote overstap betekende, verliep de onboarding erg prettig. ‘Destijds hadden we 22 mensen in dienst. Dan is zo’n verandering makkelijker dan wanneer dit er, zoals nu, 120 zijn. Een aantal van onze mensen volgde een cursus bij Afas om het systeem te leren kennen. Die kennis droegen ze vervolgens over aan de rest van de organisatie. De schaalbaarheid is ook fijn. We betalen per medewerker een maandbedrag en kunnen dus snel en gemakkelijk meeschakelen met de groei van ons bedrijf. Als er ­nieuwe medewerkers in dienst komen die Syntess gewend waren, merken we dat dat soms even wennen is. Maar na een tijdje gaat het werken met een Afas vanzelf.’

‘Automatiseren waar dat meerwaarde heeft, maar dicht bij personeel blijven’

Geen papier

Hoffman noemt een rits voorbeelden van werkprocessen die zijn veranderd. ‘Eigenlijk gebruiken we bijna geen papier meer. Wanneer we formulieren moeten invullen en ondertekenen – denk aan werkplaatsinspecties en urenverantwoording – gebeurt dat digitaal. Rond inkoop en facturering hebben we een complete workflow opgebouwd. Als de factuur met de inkooporder matcht, dan wordt deze automatisch betaald, zonder dat daar nog iemand tussen zit. Verder hebben we veel meer inzicht in de uren binnen een project. We werken bijvoorbeeld veel met onderaannemers. Onze monteurs vullen digitaal hun uren in, zodat we direct kunnen zien of dit klopt met de facturen die we binnenkrijgen.’
Ook bij DWT Installatiegroep zijn veel interne processen op dergelijke manieren geautomatiseerd. Concreet wijst Koldijk op de rol van data. ‘Power BI kan ons helpen om trends te ontdekken. Stel dat vanaf een bepaalde buitentemperatuur meer storingen voorkomen, dan kunnen we aan de hand van de weersvoorspelling onze planning daarop afstemmen. Iets anders dat we constateerden vanuit onze data, is dat van alle producten die wij installeren, bij de schachten de meeste nazorg nodig is. Voor ons was dat aanleiding om te investeren in het prefabben van deze schachten. Vooralsnog lijkt het erop dat dit succesvol is en we onze faalkosten hiermee omlaag brengen.’

Maurice Hoffman: ‘Als je door de zure appel heen bijt, gaat het jou en je medewerkers veel tijd en werkgeluk opleveren.’

Werkgeluk

Het zijn slechts een paar van de talloze voorbeelden van interne processen die nu sneller, gemakkelijker en betrouwbaarder verlopen. Wat dat concreet oplevert? ‘De handjes raken op, dus we moeten bepaalde processen wel automatiseren’, vertelt Hoffman. ‘Qua fte’s hebben we 10 procent minder mensen op kantoor dan andere installatiebedrijven. En financieel presteren we ook bovengemiddeld. Maar wat we ook belangrijk vinden, is dat we het werk voor onze medewerkers gemakkelijker en leuker maken. Hoe meer er digitaal mogelijk is, hoe meer zij bijvoorbeeld op afstand kunnen werken. En hoe minder zij dus in de file hoeven staan.’
‘We zoeken voortdurend naar manieren om tijd en geld te besparen’, zegt ook Koldijk. ‘Een voorbeeld is dat we onze logistiek anders hebben ingedeeld. In de werkvoorbereiding halen we meer werk naar de voorkant, zodat we minder reisbewegingen nodig hebben. Dat scheelt in de kosten en is natuurlijk ook voor de monteur prettig. En zo blijven we zoeken naar verdere verbeteringen. Denk aan de mogelijkheden die AI ons biedt. We experimenteren nu met een chatbot die onze monteurs snel en eenvoudig van de juiste informatie kan voorzien. Een soortgelijke chatbot kun je natuurlijk ook voor klanten bouwen.’

'We zoeken voortdurend naar manieren om tijd en geld te besparen'

Doen en ervaren

Het belangrijkste, zo stelt Koldijk, is in elk geval om dingen uit te proberen. ‘Toen wij in 2006 voor het eerst aan de slag gingen met Bim – onze eerste grote stap op het gebied van digitalisering – wisten we nog niet wat het ons zou opleveren. Eigenlijk kostte het ons in eerste instantie vooral tijd en geld. Maar dat hoort in mijn ogen ook bij ondernemerschap. Je kunt alles vooraf kapot berekenen, maar uiteindelijk moet je het gewoon doen en ervaren. De ene keer kost dat je geld en de andere keer levert het je juist veel op. Maar doe je het niet, dan zul je uiteindelijk de slag verliezen.’
Hoffman beaamt dat advies. ‘Natuurlijk vragen zulke veranderingen veel en heeft het een grote impact op je organisatie. Maar als je door de zure appel heen bijt, gaat het jou en je medewerkers veel tijd en werkgeluk opleveren.’ Daarnaast voegt hij er nog een concrete tip aan toe: ‘Neem een ICT’er aan die zich puur richt op de digitalisering van het bedrijf. ICT-kennis binnen het bedrijf wordt steeds belangrijker. Wij hebben zelf één medewerker in dienst die hier fulltime mee bezig is, maar uiteindelijk willen we hier zeker meer mensen aan toevoegen.’

Tekst: Lars van Mil
Fotografie: iStock/Daft_Lion_Studio

Lees meer artikelen in het dossier Software