Bij Easyfairs krijgt de bezoeker bij aankomst een badge voorzien van ‘smart badge technologie’.

Slimme techniek onmisbaar

Bij Easyfairs, eigenaar van evenementenhallen in Gorinchem en Hardenberg, vertelt Maurice Schlepers, Head of Operations NL hoe ICT hem helpt de op- en afbouw van (vak)beurzen te managen. ‘Vijftien jaar geleden was alles nog manueel, nu is dat zoveel makkelijker met KNX- en bus-gestuurde functies. Denk aan het openen van de roldeuren bij de afbouw van een beurs. Na een beurs staat er echt een legertje exposanten en standbouwers dat snel weg wil. Vroeger moesten die deuren een voor een met de hand open, nu bedien ik de motoren die dat doen op afstand met mijn smartphone’.
In Utrecht gaat Liefheid in op de ontwikkeling in het nog beter overal beschikbaar maken van water, elektra en lucht. ‘Op dit moment zit de aanvoer nog in lange goten met deksels in de beursvloer. We onderzoeken de mogelijkheid om dat in het nieuwe complex anders te gaan doen, door bijvoorbeeld onder de vloeren ‘technische kelders’ te maken. Van daaruit kun je dan op specifieke plaatsen – waar exposanten hun stand neerzetten – de voorzieningen naar de beursvloer doorvoeren. Dat gebeurt dan via kleine deksels. Dat is prettiger werken voor onze technici en voor de indeling van beurzen geeft het meer vrijheid.’

De hoofdverdeelkast kracht en licht (HKL) voor standspanning in de RAI.

Registratie geeft inzicht

Schlepers wijst op de vlucht die bezoekersregistratie heeft genomen door ICT. ‘Vroeger stuurde de uitnodigingservice VIP-kaarten via de post. Op de beurs werd die kaart dan ingeleverd voor toegang op de beurs. Nu nodigen we geheel geautomatiseerd uit. We bieden daarvoor een pakket diensten onder de naam EasyGo. Daarmee kan een exposant het maximale uit een beursdeelname halen door voorafgaand aan de beurs een online profiel met bedrijfsinformatie en productinformatie in te vullen. De informatie uit dit profiel wordt na afloop van de beurs gedeeld met bezoekers die interesse hebben getoond tijdens het event. De bezoeker krijgt bij aankomst een badge voorzien van ‘smart badge technologie’, waarmee deze de interessante stands kan scannen. Na afloop van het bezoek ontvangt de bezoeker alle informatie van de gescande stands direct in de mailbox.’ ICT is bij Easyfairs ook onmisbaar voor slim onderhoud en storingsmelding. ‘De technische dienst werkt met ‘Task on smartphone’ (TOS)’, meldt Schlepers. ‘Als een exposant wensen heeft over de stand, meldt hij dat bij de receptiedesk. Daar voert men het verzoek in en vervolgens kan ik een opdracht aan een medewerker zenden. Die krijgt het als push-bericht binnen op zijn of haar smartphone. Na afronding van die opdracht is er een terugmelding. Ook regulier onderhoud en andere terugkerende taken zijn opgenomen in dit systeem. Ooit deden we dit allemaal met gele plakkertjes op een mededelingenbord, daar moet je toch niet meer aan denken!’

De technische dienst krijgt opdrachten via een ­push-bericht

Alle beursorganisatoren hebben één grote wens: in september weer mogen starten met een echt beursseizoen.

Veiligheid is superbelangrijk

Liefheid meldt dat de Jaarbeurs voor een groot deel onder regelgeving valt van de bijeenkomstfunctie van het Bouwbesluit (Artikel 4.35), met daarin de eisen die aan vluchtwegen worden gesteld. ‘Voor elke beurs maken we een melding bij Veiligheidsregio Utrecht. Een functionaris voert dan controle uit op vluchtwegen en blusmiddelen. Het brandmeldsysteem en de sprinklerinstallatie testen we met regelmaat. We hebben scenario’s waarbij we een deel van het personeel inzetten als ‘gasten’ voor een BHV-test.’ Schlepers van Easyfairs: ‘Samen met onze facilitaire en hospitality-managers heb ik een grote verantwoordelijkheid. Als er iets mis gaat op elektrotechnisch gebied of er ontstaat brand, dan moeten we kunnen vertrouwen op waterdichte procedures. Daarbij zorgen we ervoor dat er voldoende spreiding is van de bezoekers, zeker bij muziekevents. De sprinkler- en brandmeldcentrales zijn gecertificeerd en worden met regelmaat getest. Ook is er twee keer per jaar een veiligheidskeuring door Kiwa R2B.’ In Amsterdam onderschrijft Sueters ook het belang van veiligheid. ‘Alles waaraan we moeten voldoen, is beschreven met eigen protocollen waarin de geldende wet- en regelgeving is opgenomen. Wij hebben als RAI een zorgplicht als het gaat om legionella beheersmaatregelen, maar we hanteren de eisen die aan een ‘prioritaire instelling’ gesteld worden. Daarnaast zijn er de werktoestemmingen die op voorhand moeten worden aangevraagd als externen op het complex aan de slag gaan. En bij een hoger dan gemiddeld risico tijdens werkzaamheden aan het gebouw moet er een VGM-plan komen (veiligheid, gezondheid en milieuplan).

De voedingskasten voor Next Level Studio’s van Easyfairs in Gorinchem.

Meer dan beurslocatie

De Jaarbeurs, de RAI en ook de locaties van Easyfairs zijn meer dan beursgebouwen. Zo streeft de RAI een goede relatie met de omwonenden na. Sueters: ­‘Onder de titel ‘Hartverwarmend Amsterdam’ bereiden de koks van de RAI wekelijks een warme maaltijd voor honderd dak- en thuislozen in de stad. Daarnaast willen we de logistiek rondom het complex anders inrichten om de buurt te ontzien. Het streven is dat vrachtwagens voor aan- en afvoer van standbouw in de toekomst een andere route gaan rijden die de buurt minder belast.’ De Jaarbeurs heeft als een van de weinige locaties in Nederland een 10 kV-station van Eneco op eigen terrein. Liefheid: ‘Een deel van het vermogen is voor Utrecht, een deel voor de Jaarbeurs.’ In Hardenberg is op het beursterrein een GGD-vaccinatielocatie en in Gorinchem een eindexamenlocatie voor studenten opgezet met ondersteuning van het team van Schlepers. Alle drie de mannen hebben bij dit alles natuurlijk één grote wens: in september weer mogen starten met een echt beursseizoen!

Tekst: Tom de Hoog
Fotografie: Easy Fairs, Jaarbeurs, RAI, Darryl Adelaar, Seijbel Photography

Meer weten over de nieuwste installatietechnieken en de laatste richtlijnen?
Meld u dan nu aan voor onze gratis tweewekelijkse nieuwsbrief.